Herramientas de Administración de proyectos

 5 Eficaces Herramientas  de administración  de proyectos 

Las herramientas de administración de proyectos  sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. La Gestión de Proyectos es la aplicación  de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto y tenemos  cinco herramientas de administración de proyectos que son:

1. Diagramas de Gantt y paneles Scrum

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales y basado en el tiempo que representa un plan de proyecto en un periodo. Lo inventó Henry Gantt alrededor de 1910 y se utilizó mucho a lo largo del siglo XX para programar proyectos. Las tareas enumeradas a la izquierda del gráfico tienen sus barras correspondientes en la línea de tiempo y estas reflejan el flujo de trabajo en un proyecto. Las fechas de inicio y fin de las tareas, los hitos, las dependencias entre las tareas y las personas asignadas son componentes típicos de los diagramas de Gantt.

Los gestores de proyecto utilizan los diagramas de Gantt y los de producto para desglosar un proyecto en elementos de trabajo manejables, mantenerse organizados y visualizar las dependencias entre las tareas. 

Funciones

• Los paneles Scrum funcionan de forma similar y son geniales para proyectos con escalas de tiempo menos rígidas y que incluyen múltiples equipos. El tablero muestra distintas fases del proyecto, como el planeamiento, la ejecución, etc., y marcadores para cada equipo. A medida que completan fases y progresan, los equipos pueden mover sus marcadores en la pizarra. Esto permite a todos los participantes tener una perspectiva más amplia y conocer sus funciones.

• Los diagramas de Gantt pueden emplearse para vigilar la logística de un proyecto particular, incluso de uno pequeño. Las dependencias de las tareas, que se visualizan como flechas de colores en la mayoría de los programas de diagramas de Gantt, ayudan a garantizar que una nueva tarea solo pueda comenzar una vez que se haya completado otra. 

• Si una tarea se retrasa, entonces es posible que algún software de diagramas de Gantt reprograme automáticamente la siguiente tarea. 

2. Asignación de tarea 

El procedimiento que se propone para asignar la tarea a realizar por cada uno de los trabajadores disponibles, consiste en resolver una secuencia de problemas de afectación (uno para cada período, en orden cronológico), asignando a los elementos de la matriz de afectación valores adecuados para que la solución obtenida presente las características deseadas: favoreciendo las asignaciones que suponen aproximarse a los valores ideales, penalizando aquéllas que suponen alejarse de dichos valores y penalizando en orden superior aquéllas asignaciones que suponen la violación de las condiciones establecidas.

En cada período se dispone de un cierto número de trabajadores presentes y un número igual de tareas, de diversos o iguales tipos, a realizar. Para cada período se trata entonces, de asignar a cada trabajador solamente una tarea; si se atribuye a cada pareja trabajador-tarea un valor numérico y se desea determinar la solución de valor mínimo de la matriz, se presenta el conocido problema de afectación.

Funciones

• los jefes de proyecto pueden controlar a su equipo y asegurarse de que se completen todas las tareas a tiempo sin tener que revisar interminables cadenas de correos. Esto ayuda a evitar costosas demoras y frustraciones innecesarias.

• Las horas gastadas de trabajo de una persona cada día, en cada proyecto y en total. El porcentaje de trabajo planificado y gastado de cada persona.

• Una vez hemos asignado las tareas al equipo, es momento de comprobar la carga de trabajo total que tiene cada persona. De esta manera, podremos hacer pequeños cambios hasta compensar esta carga y por tanto, hacer nuestra planificación más realista. Durante este proceso de ajustes, pueden que salgan modificaciones que incluso pongan a prueba la viabilidad del proyecto por no cumplir presupuesto o tiempos. De ahí, la importancia de hacerlo lo más realista posible, a través de toda la información que podemos recopilar en un inicio de proyecto.

3 . Asignación de Recursos 

En un proyecto, la asignación de los recursos disponibles se debe realizar de acuerdo a las características de este. Así se optimizará el desarrollo de las tareas y se generará un acercamiento a los objetivos deseados.

La asignación de recursos es una etapa fundamental de la planificación de proyectos. Las decisiones que se toman en cuanto a los recursos pueden llegar a ejercer una influencia capital en el devenir del proyecto. Definir los materiales y tecnología a emplear, así como al personal indicado para llevar a cabo cada tarea, permiten incrementar las posibilidades de que el proyecto se cumpla según lo previsto.

Funciones 

• permite a los inversores mantener el control de su proyecto de principio a fin. Al asignar recursos, pueden asegurarse de tener suficientes medios para llevar a cabo las tareas del proyecto

• ayuda a determinar cuánto tiempo les tomará completar una tarea y, si se realiza un seguimiento de los costos, cuánto costará la misma

• se toman en cuenta las destrezas de cada persona, así como la experiencia y el conocimiento que posee sobre una tarea.

4.Herramientas de Comentarios 

Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar y clasificar distintas versiones de las entregas. Esto permite que un grupo proporcione una dirección cohesiva de forma justa. Si la opinión de una persona debería tener más peso, tal vez porque tenga experiencia relevante significativa, puedes regular su voto para que cuente doble.

Funciones

• para agregar anotaciones al espacio de trabajo del proyecto. Esto es útil para tomar notas e explicar procesos.

• La función de comentarios es una forma eficaz de dar opiniones o hablar sobre los elementos de una presentación. Los colaboradores

con derechos para editar o comentar en una presentación pueden añadir comentarios, por lo que colaborar es más simple y eficiente.

• La forma más fácil para agregar comentarios es seleccionar una parte de la estructura y hacer clic en el icono de comentarios en la barra de herramientas contextual. También puedes dirigirte a Insertar > Comentar... desde el menú de la aplicación o hacer clic con el botón derecho (CTRL/CMD + clic) en el objeto o área al que quieres agregar el comentario para que aparezca el menú contextual y seleccionar Agregar comentario

      5. Informes  Listos para Usar 

Los informes de progreso y los análisis post-mortem son partes cruciales de cualquier proyecto y no deberían insumir demasiado tiempo. En lugar de emplear tu valioso tiempo en crear un informe personalizado, elige una opción lista para usar. Podrás introducir cifras y números relevantes, y permitir que el programa genere el formato y las visualizaciones de datos apropiados.

Eso significa que podrás empezar a planear tu próximo proyecto mucho antes.

Funciones 

• Los informes listos pueden servirte de soporte durante el proceso de creación de nuevos informes, por eso, la herramienta te permite visualizar cómo se hizo el informe, incluso sin poder editarlo en primera instancia. 

• Aunque no puede modificar los informes listos para utilizar ni utilizarlos como plantilla para crear informes propios.