Procesos en la Administración

 Procesos 

El diccionario de la real académica  define al proceso como la acción de ir hacia adelante , progreso avance de algo que sucede  también como acciones u operaciones que conducen a un fin.

La Norma ISO 9000:2005 define al proceso como un  conjunto de recursos  y actividades mutuamente relacionada. 

Club  de gestión de la excelencia 

Conjunto   de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entradas en elementos de salida con valor añadido para el cliente .

 ¿Qué es un proceso? 

Es un conjunto de actividades  debidamente ordenadas que tienen por objetivo  obtener un resultado con valor añadido que cubran las necesidades de los clientes de acuerdo a la misión de la organización. 

Esquema  de un proceso

Entradas : Lo que tiene que suceder Para que comience

Actividades e interacciones:  conocimiento , información,  los recursos humanos , recursos materiales .

Salidas: lo que se consigue después de ejecutado el proceso.

 Elementos de un proceso 

Entrada: requerimiento del cliente  que obliga hacer  un proceso determinado .

Directrices:  Normas y pautas que hay que cumplir  para realizar correctamente el proceso .

Recursos : son los materiales que utilizamos para dar el valor añadido como equipamiento y conocimiento profesionales. 

Salidas: son los resultados con un valor añadido .

La documentación de un proceso

Los procesos se describen en una ficha de procesos y estas fichas se acompañan de un diagrama de flujo. 

Los símbolos mas utilizados en el diagrama de flujo son:

Límites:  la elipse se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso 

Operación:  el rectángulo representa establece una actividad o tarea concreta  .

Sentido del flujo: la flecha significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso.

Documentos de entrada: simboliza el documento de entrada necesaria para que algo suceda  En su interior se anota el nombre que corresponde 

Multidocumento de entrada

Decisión:  representa al punto donde se debe tomar una decisión. 

Documento de salida : recoge los documentos de salida que genera la actividad o tarea .

Proceso predefinido: indica una tarea que en si mismo es un proceso.

Los diagramas de flujo también tienen ventajas que permite tener una comunicación  con una única interpretación.  Ayuda a clasificar las responsabilidades y analizar la efectividad  de las actividades para cumplir los objetivos del proceso .

Las ideas claves de un proceso es el conjunto de actividades ordenadas en fases sucesivas que conducen a un resultado de valor para un cliente .

 Procedimiento y formatos 

El procedimiento  es la forma detallada y específica  con la que debemos de realizar una actividad son protocolos  que ayudan a simplificar  y ordenar por partes 

. Materiales

.equipos 

.documentos que deben utilizarse

.como debe controlarse

.como debe evidenciarse  

Documentación de un procedimiento 

Es un documento escrito y se agrupan en u  documento llamado manual de procedimientos .

Los formatos son las plantillas  o herramientas  para recoger la información  que estable el procedimiento  y cuando se cumplimentan con datos se denominan registros

¿Qué es la gestión  por procesos?

Actividades coordinadas  para dirigir y controlar una organización 

Según la ISO 9001:2000 los enfoque a procesos son los resultados deseados .

Según EFQM  las organizaciones  diseñan y gestionan su proceso para satisfacer a sus clientes   .

Claves de la gestión por procesos 

1. Definir los procesos

¿ Qué  hay que hacer y quien debe hacerlo? 

2. Normalizar procesos 

             ¿ Cómo hay que hacerlo para que salga bien?

3. Medir los procesos 

¿ Se esta haciendo bien?

4. Trabajar desde la perspectiva  de la mejora continua 

¿ Cómo mejorar y como innovar 

Ventajas 

Aportan orden, claridad  y estilo de trabajo y estructura en la entidad alinea todo los procesos con la misión  evalúa a los procesos y no a las personas  y permite trabajar  desde una perspectiva de cambio y mejora continua 

Objetivos 

Reducir los costes i termos innecesarios 

Acortar los plazos para reducir los tiempos de cada ciclo 

Mejorar la calidad 

Diferencia entre  las gestión  por departamentos y la gestión por procesos 

Gestión  funcional  o Departamental 

• Organización por departamentos o áreas especializadas 

• Los departamentos condicionan las actividades

• Autoridad basada en jefes 

• Orientación interna de las autoridades  hacia el jefe o  departamento

Gestión por procesos

• Organización  natural orientada a los proceso

• Los procesos de valor añadido condicionan las actividades 

• Autoridad basada en los responsables

• Orientación interna hacia los clientes interno y externo

Mapa de procesos 

Es una representación gráfica de la estructura de procesos .

Tenemos tres tipos de procesos que son

Procesos estratégicos,  procesos operativos , procesos de soporte 

Procesos según su contenido 

Procesos  estratégicos 

Son imprescindibles para que la organización funcionen  también sirven para definir  el tipo de identidad que se quiere llegar hacer y sus objetivos que quiere cumplir 

Procesos operativos 

Son imprescindibles  para el cumplimiento  de la misión y están relacionadas con el cliente y son los que describen los servicios de la entidad 

Procesos de soporte 

Ayuda y aseguran  los recursos  para cumplir los procesos estratégicos y los procesos claves   

Los pasos para diseñar el mapa de procesos son los siguientes 

1. Identificar el proceso

2. Nombrar los procesos

3. Seleccionar los procesos

4. Agrupar los procesos de acuerdo a su contenido 

5. Establecer la secuencia e interacciones de los procesos 

Indicadores

Sirven para medir  el rendimiento de los procesos y gestionadas 

Tipos de indicadores

.indicadores de eficacia : Es donde se mide el bien o el mal que un procesos cumple

.indicadores de eficiencia  miden el consumo de recursos del proceso .

Características 

• Que midan algo importante y relevante 
• Que estén relacionados con los objetivos  del proceso
• Que tenga una interpretación  única 
• que estén claros los estándares de calidad  y saber para que se va a medir y esto sería adaptados  al nivel  de responsabilidad 
• Y aceptados por el propietario  responsable de el proyecto.